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個人情報保護方針

一般社団法人長門市観光コンベンション協会(以下、「当会」といいます。)ならびに当会ツーリズム推進部会の地区受入組織(以下、「当会ら」といいます。)は、個人情報保護法に定める個人情報取扱事業者(以下「事業者」)の義務を履行するために以下に「個人情報管理方針」を定め徹底いたします。

(1)安全管理措置

当会らは、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他個人データの安全管理のため次の通り必要かつ適正な措置を講じます。


1.持出ルール

個人情報が記載された帳票やリスト等(含・ノートパソコン、FD、CD−ROM等の記録媒体)は事務所外には持ち出さないこととします。どうしても持ち出す場合には以下のとおりとします。


  • [1]持ち出す個人情報は、必要最小限に限定しなければなりません。
  • [2]常時携行し、常に利用者本人の管理下に置きます。特に車中等には放置しないこと、また電車等の網棚にも上げないこと。

2.保管・廃棄ルール

  • 個人情報が記載された帳票やリスト等(含・ノートパソコン、FD、CD−ROM等の記録媒体)は、机上に放置せず、施錠可能なキャビネットやロッカー等へ保管し、退社時には施錠確認をします。
  • 書類は、シュレッダー裁断、または専門処理業者焼却場での焼却または溶解によって廃棄します。

3.移送・送信ルール

  • 宛先登録されていない相手先にファックス送信する場合は、送信前に宛先番号を十分に確認し、送信後に受領確認を行うようにします。
  • 個人情報が記載された書類等を郵送、宅配する際には、再度、郵送・宅配先相手、送付書類の内容を照合しなければなりません。個人情報の重要度、件数に応じて、書留等により安全度の高い送付方法を選択します。(送付の記録を要保管)

4.パソコン等の管理ルール

  • 第三者が利用できないようID・パスワードの設定を行ないます。
  • 個人データの入ったファイルやFD等についても、暗号化やパスワード設定を行ないます。

なお、万が一個人情報の漏えい等が生じ、または生じるおそれが高い場合には、当会らは直ちにご本人または団体責任者様ならびに旅行社様、警察への届出や顧客への連絡をするとともに、漏えい範囲の拡大防止等の措置を講じます。


(2)利用目的の特定

当会らは、個人情報を取り扱うにあたっては、初期の利用目的の範囲を厳守します。


(3)利用目的による制限

当会らは、あらかじめご本人または団体責任者様ならびに旅行社様の同意を得ないで特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用することはしません。


(4)個人情報の適正な取得

当会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得することは決して致しません。


(5)取得に際しての利用目的の通知等

当会は、個人情報を取得した場合には、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を通知いたします。


(6)開示、訂正または利用停止等

当会は、保有個人データについてご本人または団体責任者様ならびに旅行社様から開示、訂正または利用停止等を求められた場合には、遅滞なく、開示、訂正または利用停止等を行います。